En este artículo, vamos a mostrarte cómo puedes automatizar el papeleo cuando incorporas a un nuevo cliente.
En concreto, vamos a examinar lo siguiente:
Cómo crear formularios personalizados como PARQ, Renuncia y Cuestionarios utilizando herramientas sencillas como Google Forms
Cómo enviar automáticamente estos formularios a sus clientes mediante mensajería programada
Cómo añadir campos de firma electrónica a cualquier formulario de incorporación que envíe a sus clientes
Y, por último, cómo utilizar plantillas ya preparadas para crear estos formularios en un abrir y cerrar de ojos.
Así que, empecemos.
Crear un formulario personalizado
Para crear un formulario personalizado, puedes utilizar Google Forms, ya que es sencillo y fácil de usar. Otros programas informáticos de formularios alternativos son:
En este ejemplo, vamos a utilizar Google Forms, pero puedes utilizar cualquier software de formularios que te ofrezca un enlace compartible.
Para crear un nuevo formulario de Google, dirígete a Google Forms y comienza con un formulario en blanco. También puede utilizar las siguientes plantillas de formularios de Google que hemos creado para algunos trámites habituales de incorporación:
Solo tienes que hacer clic en los enlaces anteriores y pulsar el botón Copiar este formulario para copiar el formulario de Google en tu cuenta.
Si desea editar o añadir algunos elementos, puede simplemente arrastrar y soltar elementos desde la barra de herramientas para construir su formulario personalizado.
Siga añadiendo todos los campos que desee y, una vez que haya terminado de crear el formulario, haga clic en Enviar. Esto no enviará su formulario a ninguna parte todavía; sólo abrirá la pantalla Send.
En la pantalla emergente, busque la sección Enlace y haga clic en el botón Copiar para copiar el enlace único al formulario.
Utilizaremos este enlace en el siguiente paso.
Programación de la entrega de formularios mediante mensajes automáticos
Para enviar automáticamente el formulario a todos los nuevos clientes que se apunten a tu entrenamiento personal, necesitamos programar el mensaje en la app TrainerFu.
Para configurar la mensajería automática:
Vaya a la pestaña Grupos y seleccione Todos.
2. A continuación, programe un mensaje haciendo clic en el botón Nuevo mensaje programado.
3. Escriba un mensaje breve que explique a sus clientes cómo rellenar el formulario, y inserte el enlace del formulario en la parte inferior.
Consejo: Puedes personalizar tu mensaje utilizando marcadores de posición ($firstname y $lastname) dentro de tu mensaje. Cuando el mensaje se envíe a sus clientes, los marcadores de posición se sustituirán por el nombre y apellidos de su cliente.
4. A continuación, programe el mensaje para que se envíe el mismo día en que se cree su cuenta y haga clic en Programar. Una vez que haga clic en Programar, el mensaje se programará para todo el mundo.
Consejo: Recomendamos añadir un retraso de 30-90 minutos, ya que enviar los formularios inmediatamente a sus clientes al registrarse podría abrumarlos.
Ahora, cada vez que un nuevo cliente se conecte a la aplicación por primera vez, este mensaje aparecerá automáticamente en su ventana de chat en el momento adecuado. Sus clientes sólo tienen que hacer clic en el enlace del formulario adjunto en el mensaje y rellenarlo.
Añadir la firma electrónica a los formularios
Los formularios de Google pueden ser impresos y firmados por tus clientes, pero si quieres que tus clientes los firmen digitalmente, tendrás que utilizar un software de formularios como Jotform, que incorpora funciones de firma digital.
Aquí tienes una guía que te ayudará a configurar la firma electrónica en JotForm:
Plantillas listas para usar
Para ayudarle a empezar rápidamente, hemos recopilado algunas plantillas de formularios para los casos de uso más habituales. Sólo tiene que hacer clic en los enlaces siguientes para copiar el formulario en su cuenta.